구글 드라이브로 사내 회사 정보 공유 간단하게 끝내는 구글문서 활용법!

구글에서 무료로 제공하는 서비스 중에서 구글 드라이브에는 구글 스프레드시트(엑셀), 워드, 파워포인트 같은 다양한 문서 작성 도구를 완벽하게 지원하고 있습니다. 

 

구글이 공짜로 제공하는 이런 문서 작성 및 편집 툴만 잘 활용해도 사실상 조그만한 중소기업의 회사들은 다양한 정보를 전 직원들과 아주 손쉽게 공유하고 또 수정이나 편집 같은 협업을 할 수 있습니다.

 

예를 들면, 아래 이미지는 회사 사업자등록증 사본이나 주거래 통장 사본처럼 아주 흔하게 외부로 내 보내야 하는 회사 서류 중 하나인데요. 외근이나 이동 중에 거래처에서 이런 서류를 요청하면 경리부서에 연락을 해서 해당 서류를 거래처에 메일로 보내달라고 하곤 합니다.  

 

 

이런 경우 굳이 경리직원에게 다시 연락해서 발송을 해달라고 요청할 필요 없이 본인이 직접 구글 드라이브에서 다운로드 해 이메일이나 카톡으로 거래처에 바로 전송을 할 수 있습니다. 업무 효율은 물론 시간도 상당히 절약됩니다. 

 

해서 이번에는 회사에서 사내 정보 공유를 어떻게 심플하게 할 수 있는지에 대해서 소개해 보도록 하겠습니다. 

 

 

목차

 

 

 

구글 드라이브 파일공유, 보안은 안전할까? 

회사의 공적 문서나 자료 파일을 공유 할때 보안을 걱정하지 않을 수 없죠. 그런데 구글 드라이브의 모든 폴더나 문서, 사진 등은 이메일 초청을 통해서만 공유가 돼요. 그러니까 파일과 폴더에 대한 접근 권한을 대표나 사장 이외에 직급에 따라서 따로 관리를 할 수 있습니다. 

구글 드라이브 자체는 회사나 프로젝트 팀 간의 협업을 목적으로 만들어진 거라고 봐도 무방할 정도로 협업을 위한 강력한 기능들을 많이 가지고 있습니다. 

그러니 보안은 크게 걱정할 필요가 없습니다. 저는 회사의 모든 정보는 직원들과 공유되어야 된다고 생각하는 사람중 하나기 때문에 직급에 따라 차별을 두지는 않되, 업무 영역별로 구분해서 접근하도록 하고 있습니다. 

 

 

팀원들과 문서 공유를 통한 협업간 대화

구글에서 제공하는 문서의 가장 큰 장점은 바로 직원, 팀원들과 문서를 공유하는 것을 넘어서 함께 작성, 수정, 편집할 수 있는 데 있습니다. 문서를 수정하고 열람한 사람이 누구인지, 문서를 작성하는 과정에서 토론이나 댓글을 남기는 등 폭넓은 커뮤니케이션이 가능합니다. 

 

예를 들면 공유 문서 중 예정된 시일 내에 특정 업무 처리가 필요한 경우 관련 항목에서 직접 댓글을 달아서 현재 진행 상태는 어떤지 등 서로 묻고 또 의견 교환도 가능합니다. 그렇게 팀원 모두가 댓글로 문서 작성 과정에 참여를 할 수 있습니다. 

 

 

문서에 내용이 수정되거나 변경이 발생하면 곧바로 공유한 모든 사람들에게 해당 내용이 이메일로 전달이 됩니다. 물론 상세 알림 규칙을 적용해 원하는 형태로도 메시지를 받을 수 있습니다. 

 

 

따라서, 구글 문서를 잘 만 활용하면 업무에 상당한 효율을 기할 수 있습니다. 아무튼 기능 전체를 여기서 다 소개할 수는 없지만, 무엇보다 소규모 회사라면 가장 회사의 통합 정보가 들어간 문서를 하나 먼저 만드는 게 가장 급선무가 아닐까 싶습니다.

 

직원들이 함께 문서를 공유하면서 추가로 업데이트 되는 내용을 각자가 입력해 나가는 방식으로 활용하면 업무에 많은 효율을 기할 수 있을 겁니다. 

 

 

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업무 생산성을 확 높여주는 구글 제품들!

구글은 기본적으로 업무 생산성에 최적화 된 제품이나 서비스들이 많습니다. 그중 대표 격인 서비스가 바로 구글 드라이브예요. 구글 스프레드시트, 워드, 파워포인트 같은 문서 저작 도구는 물론, 설문조사를 만들기도 쉽고 활용성은 매우 크고도 넓습니다.  

 

구글 드라이브는 원래 클라우드 서비스로 구글 문서와는 구분이 되었는데, 현재는 통합이 되었습니다. 구글 드라이브 내에서 문서를 만들면 바로 드라이브에 저장되는 구조로 바뀌었습니다. 

아무튼, 지메일(Gmail) 가입과 동시에 누구에게나 15GB에 해당하는 클라우드 웹하드 공간을 제공합니다. 사진에서 부터 다양한 업무용 문서 자료, 파일 등을 업로드하면 언제 어디서나 손쉽게 공유를 할 수 있습니다. 

 

 중요 Tip  사내의 정보 공유를 목적으로 구글 드라이브를 사용하는 경우라면 가급적 회사의 대표 또는 사장님 계정으로 로그인해 공유용 문서를 먼저 만들어서 놓는게 좋습니다. 왜냐면 직원의 개인 계정으로 만들었는데, 퇴사를 하거나 하게 되면 업무 인수인계 과정에서 서로 조금 피곤해질 수 있기 때문입니다.

 

 

 

구글 스프레드시트 하나로 모든 회사 정보 공유하기

구글 스프레드시트는 마이크로소프트 오피스에 있는 엑셀과 똑 같습니다. 기능은 조금 차이가 나지만 거의 동일한 작업이 가능합니다. 이미 엑셀로 회사 정보를 기록해 두었다면 구글 드라이브에 업로드를 한 다음에 공유를 할 수도 있습니다. 

 

 

구글 스프레드의 스크린샷을 가지고 간단하게 사용법을 설명해 볼게요. 화면의 ① 번을 보시면, 저는 북마크 바에 총 3개의 구글 스프레드 시트를 북마크 해 두고 활용하고 있습니다.

 

이를테면 2개의 문서는 회사의 일반 정보 사항이 담겨져 있고, 다른 하나는 회사명 또는 업무 목적으로 가입하게 된 숱한 웹 사이트의 가입 정보(아이디와, 비밀번호) 등을 공유하고 있습니다. 비번이 바뀌거나 하면 기록을 하고 변경 날짜를 기록해 두고, 팀원들과 공유를 합니다.

 

 

① 언제 어디서든 빠르고 손쉽게 열람 및 수정을 통한 협업 가능

PC에서는 웹 브라우저 북마크에 바로가기를 두면 언제든 손쉽게 접근이 가능합니다. 핸드폰이라면 구글 드라이브 전용 앱을 설치하면 됩니다.

 

 

② 회사의 다양한 업무 관련 정보를 분야별로 기록 보관 가능

회사의 이용 목적에 따라 매우 다양한 방식으로 활용하거나 사용할 수 있습니다. 일단 업무 때문에 가입해야 하는 각종 사이트들의 아이디와 비밀 번호를 공유할 때 유용합니다. 

회사 업무용 페이스북, 인스타, 네이버 블로 처럼 다양한 SNS 사이트, 웹호스팅 사이트, 도메인 등록, 디자인, 이미지, 명함 인쇄 사이트 등, 회사 업무 때문에 가입한 다양한 사이트의 아이디와 비밀번호 정보를 간편하게 공유할 수 있습니다.

특히 비밀번호를 변경할 경우 내용을 수정하고 업데이트 한 다음, 그 바로 옆에 변경한 날짜를 따로 기록해 두거나 하면 혼선 없이 보다 빠르게 로그인 해 업무를 볼 수 있습니다. (은근 이런 사소한 것 때문에 날리는 시간이 꽤 많아요.) 

 

 

③ 부서 및 프로젝트 별 업무 독자 관리 가능 

구글 스프레드 시트의 맨 하단을 보게되면 시트 탭을 추가로 만들 수 있도록 되어 있습니다. 그래서 진행 중인 프로젝트나 특정 목적에 맞는 시트 탭을 따로 만들어 활용하면 좋습니다. 

예를 들면, 저는 일반 회사 정보 사항, 상담전화 내역, 체험선물 배송(주소 목록), 보유 도메인....
이런 추가 탭을 만들어 활용을 했습니다.

 

물론 하루에도 수많은 고객 데이터를 전문 적으로 다루는 CRM 소프나나 업무용 ERP 설루션 도입을 구글 드라이브로 대체하자는 말은 아니고요. 가볍게 접근하고 소규모 팀 간 협업을 통한 업무효율은 무겁고 값비싼 프로그램 설루션을 사용하는 것보다 효율적입니다.  

 

 

④ 직원 또는 팀원들과 협업을 통한 커뮤니케이션 가능  

공유 문서를 작성하는 과정에서 댓글로도 소통을 할 수 있습니다. 여러가지 다양한 기능들과 장점이 많지만, 이 정도로 가볍게 통합 회사 정보 문서를 만들어 먼저 활용을 해 보는 건 어떨까요? 

 

사실, 아주 초보적인 활용법인데, 이 조차도 사용하기 어려워 하시는 분들이 계시더라구요. 이렇게 관리하라고 하면 감탄해하는 분들도 더러 계세요. 그만큼 IT활용과는 거리가 멀었다는 반증이기도 하지만 말이에요.

아무튼 구글 드라이브의 가장 큰 장점은 다양한 기능을 갖춘 서비스와 프로그램에 언제 어디서나나 간편한 접속이 가능하다는 점입니다.

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오늘은 구글 드라이브로 사내 회사 정보 공유 간단하게 끝내는 구글문서 활용법에 대해 구체적인 예시를 들어 알아 봤습니다. 활용법은 무궁무진합니다. 그러니 참고하셔서 업무에 적극 활용해 보시기를 권해 봅니다.